Готовый SaaS или своя разработка: как посчитать, что выгоднее через три года

Компании нужна CRM, система учёта заявок или личный кабинет для клиентов, и выбор обычно такой: подписаться на готовый сервис за 20–30 долларов за пользователя в месяц или заказать свою систему за несколько тысяч долларов. Подписка выглядит дешевле, и в первый год так и есть. Через три года расклад часто другой: команда выросла, тариф подорожал, к сервису добавились платные модули, а часть работы сотрудники делают вручную. Разбираем, как посчитать обе стороны и когда своя разработка начинает окупаться.

Что считать: полная стоимость владения

Цена подписки и цена разработки устроены по-разному: одна платится каждый месяц и растёт вместе с компанией, другая почти целиком приходится на начало. Поэтому сравнивать нужно всё, что вы заплатите за три года, включая время сотрудников. В финансах это называют совокупной стоимостью владения, или TCO.

Из чего складывается стоимость готового SaaS

• Подписка за каждого пользователя. Большинство CRM и сервисов для бизнеса берут деньги за место, и счёт растёт вместе с командой.
• Старший тариф. Автоматизации, API, права доступа и расширенные отчёты часто есть только в дорогих тарифах, и платить за них приходится сразу за всех пользователей.
• Платные модули и интеграции: телефония, виджеты, обмен с 1С, сервисы рассылок.
• Внедрение: настройка воронок, перенос базы, обучение. Часто этим занимается интегратор, и это отдельный счёт.
• Рост цен. Поставщик может поднять тарифы, и повлиять на это вы не можете.
• Ручная работа. То, чего сервис не умеет, сотрудники делают в Excel. Отдельного счёта за это нет, но зарплату за эти часы платите вы.

Из чего складывается стоимость своей системы

• Разработка. Самая крупная сумма, и платится она в начале.
• Хостинг, резервные копии и мониторинг.
• Поддержка и доработки: обновления, исправления, новые функции по мере роста бизнеса. Закладывайте их на весь срок работы системы, иначе через пару лет она устареет. Что входит в поддержку, мы разбирали в статье «Поддержка сайта после запуска».
• Время ваших сотрудников на постановку задачи, тестирование и приёмку.
• Срок запуска. Своя система появляется через несколько месяцев, подписка работает с первого дня.

Пример расчёта на три года

Возьмём условную компанию, которой нужна CRM для отдела продаж. Цифры примерные и нужны только для того, чтобы показать логику расчёта. Для своего решения подставьте реальные цены тарифов, оценку подрядчика и планы по найму.

Исходные данные:

• В CRM работают 15 человек, через год их будет 20, через два года 30, через три года 40.
• Готовый сервис: 25 долларов за пользователя в месяц на тарифе с нужными функциями, внедрение 2 000 долларов, платные модули 40 долларов в месяц.
• Своя система: разработка 20 000 долларов, хостинг 50 долларов в месяц, поддержка 250 долларов в месяц после трёх месяцев гарантии.

Готовый SaaS

• Первый год: 6 980 долларов (подписка 4 500, внедрение 2 000, модули 480).
• Второй год: 6 480 долларов (подписка 6 000, модули 480).
• Третий год: 9 480 долларов (подписка 9 000, модули 480).
• Итого за три года: 22 940 долларов.

Своя система

• Первый год: 22 850 долларов (разработка 20 000, хостинг 600, поддержка за девять месяцев 2 250).
• Второй год: 3 600 долларов (хостинг 600, поддержка 3 000).
• Третий год: 3 600 долларов.
• Итого за три года: 30 050 долларов.

За три года подписка в этом примере дешевле примерно на 7 000 долларов. На четвёртый год в отделе 40 человек, подписка стоит 12 480 долларов в год против 3 600 за свою систему, и к концу года своя система уже обходится дешевле: 33 650 против 35 420 долларов. Дальше она экономит почти 9 000 долларов в год. Если поставщик за это время поднимет цены на 15%, точка безубыточности сдвинется на первую половину четвёртого года.

Сильнее всего на результат влияет число пользователей. Если в команде пять человек и расти она не собирается, подписка останется выгоднее и через пять лет. Если вы планируете вырасти до 50 или 100 человек, своя система окупится раньше.

Как посчитать для своей компании

1. Запишите, сколько людей будет работать в системе сейчас, через год и через два. Опирайтесь на реальные планы найма.
2. Найдите тариф, на котором есть всё нужное. Стартовая цена на главной странице сервиса обычно не включает API, автоматизации и права доступа.
3. Добавьте внедрение, модули, интеграции и запас на рост цен, например 10% в год.
4. Попросите у подрядчика оценку разработки и стоимость поддержки в месяц. Сравнивайте предложения вместе с поддержкой: дешёвая разработка без поддержки через год обходится дорого.
5. Посчитайте ручную работу: сколько часов в месяц сотрудники тратят на то, чего сервис не умеет, умножьте на их ставку.
6. Сложите всё по годам и найдите год, когда суммы пересекаются.

Что не видно в расчёте

Данные и переезд

В SaaS ваша клиентская база хранится у поставщика. Выгрузить контакты и сделки обычно можно, а история звонков, переписка и настройки автоматизаций переносятся плохо. Чем дольше вы работаете в сервисе, тем дороже из него уйти. У своей системы данные лежат там, где решили вы, но код, сервер и доступы должны быть оформлены на компанию. О том, что забрать у подрядчика, мы писали в статье «Как не потерять домен и сайт».

Стоит заранее выяснить, где сервис хранит персональные данные клиентов. Закон «О персональных данных» сейчас требует хранить в Узбекистане только биометрические и генетические данные и данные абонентов операторов связи. Остальное можно хранить за рубежом, если соблюдены условия закона, и для CRM с именами и телефонами клиентов это обычно решаемо. Проверить условия у юриста лучше до подписки.

Насколько ваши процессы стандартные

Если вы продаёте по обычной схеме (заявка, звонок, счёт, оплата), готовый сервис закрывает почти всё, и разрабатывать то же самое за свои деньги нет смысла. Своя система окупается, когда процесс нестандартный: сложный расчёт цены, несколько складов, работа с дилерами, личный кабинет для клиентов, обмен с 1С, оплата через Click или Payme. В SaaS такие вещи делают через доработки и сторонние модули, и каждый из них увеличивает счёт.

Скорость старта

Подписка работает с первого дня, свою систему нужно сначала разработать. Если вы пока не знаете, как будет выглядеть процесс продаж через год, начните с готового сервиса. За полгода станет понятно, что вам действительно нужно, и техническое задание на свою систему получится точнее.

Гибридный вариант

Выбирать что-то одно не обязательно. Готовый сервис можно оставить для того, что он делает хорошо (почта, телефония, задачи), а своей разработкой закрыть то, что есть только у вас: личный кабинет клиента, калькулятор, обмен с 1С. Связываются они через API. Так вы не платите за разработку стандартных функций и не подстраиваете бизнес под ограничения сервиса.

Когда выгоднее готовый SaaS

• В команде до 15 человек, и резкого роста не ожидается.
• Процессы стандартные, и сервис без доработок закрывает почти все задачи.
• Запуститься нужно за неделю.
• Бюджета на разработку сейчас нет, и платить помесячно удобнее.
• Вы ещё ищете свою модель продаж.

Когда выгоднее своя разработка

• В системе работают десятки человек, и их число растёт.
• Вы платите за старший тариф ради одной-двух функций.
• Сотрудники часами делают вручную то, чего сервис не умеет.
• Нужен личный кабинет для клиентов или партнёров либо сложная интеграция с 1С, банками или платёжными системами.
• Система сама входит в продукт, который вы продаёте.
• Компании важно владеть своими данными и кодом.

Часто задаваемые вопросы

Сколько стоит разработать свою CRM?

Зависит от числа ролей, интеграций и отчётов. Система для учёта заявок и сделок стоит заметно дешевле платформы с личным кабинетом, складом и обменом с 1С. Чтобы оценка была точной, начните с описания процессов: кто что делает, какие данные вводит и что хочет видеть в отчётах. Подробнее о внедрении мы писали в статье «CRM для бизнеса: когда нужна и с чего начать внедрение».

Можно ли перенести данные из SaaS в свою систему?

Можно. Клиентов, сделки и контакты обычно выгружают через API или в Excel. С историей звонков, файлами и автоматизациями сложнее: их часто переносят частично или настраивают заново. Переезд стоит заложить в смету отдельным этапом.

Что будет, если разработчик системы пропадёт?

Такой риск есть, поэтому код должен храниться в репозитории компании, а сервер быть оформлен на неё. Если система написана на распространённом стеке, например Laravel и Vue, другой разработчик сможет её поддерживать без переписывания с нуля. Документацию и доступы стоит включить в условия приёмки проекта.

А no-code платформы не дешевле?

Для небольшого внутреннего инструмента часто дешевле. Но оплата у них обычно тоже растёт с числом пользователей или объёмом данных, а при росте компания упирается в ограничения платформы. Где no-code хватает, мы разбирали в статье «Как автоматизация и ИИ меняют разработку сайтов навсегда».

Хотите сравнить подписку и свою систему на ваших цифрах? Напишите нам: разберём, сколько людей и процессов у вас будет через три года, и посчитаем оба варианта.